Если финансов недостаточно, то некоторые выгоды от выставки можно получить и не имея на ней своего стенда.

Среди специалистов, занимающихся выставочной деятельностью, широко известна справедливая фраза: «Стенд – зеркало фирмы». При хорошей композиции стенда он может во многом отразить все преимущества вашей фирмы. Кроме того, на стенде можно отразить образ мыслей и действий компании. Главное – подойти с системных позиций к отражению на стенде реальной действительности.

Для эффективного привлечения внимания посетителей к стенду прежде всего учитываются место расположения стенда и его тип. Ниже будут приведены методы и приемы, позволяющие эффективно привлекать внимание посетителей к вашему стенду.

Выбор конкретного павильона на выставке и предпочтительного места расположения стенда в этом павильоне производите сразу же после того, как приняли решение об участии в выставке.

Если выставка проводится не первый раз, то предварительно выясните у организаторов выставки:

– какие фирмы уже принимали в ней участие;

– кто из них будет участвовать во второй, в третий и т. д. раз, где размещались стенды этих компаний;

– кто из ваших конкурентов уже принимал участие и где размещались их стенды;

– где предполагают разместить свои стенды ваши конкуренты.

При подаче заявки на участие в выставке поступите следующим образом: если будет возможность, то зарезервируйте несколько наиболее выгодных мест расположения вашего стенда. При подписании договора вы будете уже владеть всей необходимой информацией о желательном месте расположения вашего стенда и оставите только его.

Выставочный стенд является своеобразной визитной карточкой фирмы. Желательно, чтобы он был гармоничным по соотношению своих размеров и выставленных на нем экспонатов.

Стенд должен быть организован для показа товара. Независимо от типа стенда и его размеров он должен иметь три функциональные зоны:

– презентационную площадь;

– место для переговоров;

– подсобные помещения.

Презентационная площадь зависит от целей участия в выставке, от количества и габаритов экспонатов и оборудования, она включает все информационные табло, видео– и аудиоаппаратуру для проведения демонстрационных мероприятий.

Места для переговоров могут представлять собой закрытые кабинеты, просторные помещения или всего лишь стулья или уголки для сидения. Для организации престижных мест для переговоров иногда выделяются очень большие пространства.

Для проведения индивидуальных бесед предусматриваются бар, столики для приема гостей, информационная служба.

Подсобные помещения могут включать:

– гардероб;

– помещение для персонала;

– помещение для сервисной службы;

– склад;

– кухню;

– место для проспектов и сувениров;

– технические подсобные помещения.

При проведении мероприятий, связанных с ориентацией на товар, посетителям, как правило, демонстрируют и поясняют его качественные характеристики и конкурентные преимущества. В этом случае соотношение между презентационной площадью и местом, отведенным для переговоров, должно составлять 60 к 40 %.

При проведении мероприятий, связанных с ориентацией на информацию, желательно следующее соотношение по площадям – 40 % для информационных средств и 60 % для проведения переговоров. Перечислим информационные мероприятия:

– презентации;

– доклады;

– тезисы докладов;

– сообщения;

– мультимедиа;

– видеопросмотры;

– показ диапозитивов и т. п.

Если основная деятельность экспонента – консультации, то приоритетным направлением являются индивидуальные беседы и переговоры. В этом случае каждый посетитель-специалист в основном посещает выставку для проведения переговоров и индивидуальных консультаций. Приоритет в этом случае с точки зрения площадей предоставляется местам для проведения переговоров.

В случае когда имеется комбинация всех трех зон, целесообразно так функционально распределить площади, чтобы они были хорошо определяемы. Эти зоны (презентационная площадь, место для переговоров и подсобные помещения) должны быть хорошо узнаваемы как с рекламной точки зрения, так и с пространственной. Соотношения выставочных площадей в этом случае должны быть примерно равны между собой.

С технической и эстетической точек зрения выставочный стенд должен быть безупречен. Он должен соответствовать определенным стандартам, которые сами изменяются во времени. Стенд должен быть приятен зрению, слуху, а иногда, что характерно для некоторых специализированных выставок, и обонянию.

Накопленный опыт – как российский, так и зарубежный – позволяет сделать определенные выводы в отношении оформления стендов. Ваш стенд, как рекомендуют зарубежные и отечественные специалисты, должен:

– производить благоприятное, но не показное впечатление;

– казаться скромным, но не убогим и скупым;

– выглядеть заманчивым, но не навязчивым;

– казаться довольно строгим, но не отталкивающим;

– в определенные моменты становиться шоу, но не балаганом.

Умение чувствовать эту тонкую грань, как правило, приходит со временем и с практическим опытом или благодаря консультациям ведущих специалистов.

Как мы уже говорили, при подаче заявки на участие в выставке зарезервируйте несколько наиболее выгодных мест расположения вашего стенда.

Согласуйте с организаторами выставки дату, когда вы сообщите о своем окончательном решении выбора месторасположения стенда.

Это решение целесообразно принять после дополнительного анализа с учетом того, кто будет вашими соседями справа, слева, кто расположится напротив вас и по диагоналям. Кроме того, очень важно знать, где предполагают разместить свои стенды ваши конкуренты, посредники, поставщики и покупатели, если они будут принимать участие в работе выставки.

Если в силу различных обстоятельств вам досталось неудачное месторасположение стенда, то возможны некоторые варианты повышения эффективности вашей деятельности на выставке.

Для этого можно воспользоваться следующими практическими рекомендациями:

– значительно увеличить количество сотрудников первого эшелона;

– более тщательно провести подготовку персонала первого эшелона;

– провести презентацию, семинар, конференцию, круглый стол;

– провести лотерею, конкурс, смотр возле стенда или недалеко от него;

– разместить различные показатели о месте нахождения вашего стенда.

Начинать привлекать посетителей к вашему стенду необходимо на самых ранних этапах, когда сформулированы цели участия в выставке и отобрана целевая группа.

На практике используются следующие способы, позволяющие повысить посещаемость стенда:

– заблаговременно рассылаются персональные приглашения реальным и потенциальным партнерам, сотрудникам СМИ, представителям городской, областной и республиканской администрации;

– общественность оповещается о вашем участии в выставке, о номере вашего стенда и месте его расположения в конкретном павильоне;