Ну ладно, хватит разглагольствовать! Лучше взгляните на рис. 4.1 – он представляет собой графическую иллюстрацию представленной выше концепции.

Как и обещано, на этой схеме изображены все три отношения между задачей, с одной стороны, и информационным потоком и процессом администрирования, с другой.

За утверждением задачи – в том виде, в котором она представлена на нашей схеме – следует этап ее реализации в программном продукте. На рис. 4.2 в традициях классического двухзвенного[45] MDI-приложения с нагруженной клиентской частью (в эпоху веб-приложений[46] такая схема кажется очевидно устаревшей) изображен графический пользовательский интерфейс, реализующий представленный выше принцип.

Согласно моей задумке, в окне, показанном на рис. 4.2, должны умещаться все данные, с помощью которых можно идентифицировать задания и отследить их выполнение. Три основных отношения – источник, назначенные задания и проект – дополняются стандартными и вполне ожидаемыми параметрами: состоянием, сроками начала и завершения, а также приоритетом. Кроме того, в моей версии программы присутствует запись-ссылка на область действия[47]. В некоторых компаниях она может сослужить хорошую службу. Среди прочих нелишних характеристик стоит упомянуть возможность создания документа с данными по конкретной задаче и, естественно, возможность сохранения собранной информации в базе данных. Раздел Details я выполнил в виде форматируемого поля, в которое можно встраивать внешнюю графику, – как известно, один рисунок способен сообщить программисту больше, чем тысяча слов.

После того как сведения о задании зафиксированы, их, конечно, нужно отобразить – да так, чтобы из них можно было делать какие-то выводы. Как менеджер вы, естественно, вынуждены ежедневно составлять список заданий, требующих безотлагательного выполнения; кроме того, вы стремитесь к тому, чтобы каким-то образом отслеживать выполнение срочных заданий теми сотрудниками, которым вы их поручили.

Решение, к которому я обратился, предполагает наличие дочернего MDI-интерфейса, способного собирать в одном месте всю информацию о критически важных заданиях на сегодняшний день. Повторюсь: для того чтобы обеспечить соответствие конструируемого программного продукта задачам, которые он должен решать, необходимо постоянно подгонять самого себя и отслеживать работу подчиненных. В противном случае вы рискуете не справиться со своими функциями. Вспомните меткий призыв из главы 2 относительно ожидания результатов без проведения проверок, который я позаимствовал у какого-то университетского профессора. Отталкиваясь от его смыслового наполнения, я сконструировал показанный на рис. 4.3 экран.

Среди прочих элементов экрана рабочего дня есть календарь. Он помогает мне вспомнить, какой сегодня день, что после долгих бессонных ночей, проведенных в праведном труде, бывает довольно сложно. Кроме того, есть на этом экране и область встреч, тесно связанная со схемой задания. Строго говоря, встреча – это тоже задание, предусматривающее очное или заочное общение с людьми. Поскольку моя система включена постоянно, с помощью таймера каждую полночь представление экрана рабочего дня в ней обновляется.

В программе присутствует средство генерации отчетов о задачах и встречах руководителя, а также списках назначенных заданий. Их можно как распечатывать, так и экспортировать. Любой список заданий предусматривает возможность фильтрации по сроку завершения в виде функции текущей даты; переключатели позволяют оперативно устанавливать разные режимы: режим сегодняшних заданий и всех долгов с предыдущих дней, режим заданий до 5 дней, начиная от текущей даты, а также представление всех заданий. Каждую полночь таймер в этой форме переустанавливает заголовки фильтров, чтобы они все всегда соответствовали заданному диапазону в 5 дней от текущей даты. Для того чтобы ввести новое задание с помощью предварительно выделенного комбинированного окна Assigned, щелкните на кнопке Add Mng Task. Для назначения нового задания щелкните на кнопке Add Asg Task.

В приложении А приводятся более детальные сведения об электронном администраторе (эта программа стала моим любимым проектом), а также о примененных в ходе его конструирования методиках и компонентах.

Я уже перечислил несколько принципов организации информационного потока в пределах вашего рабочего стола. В то же время я не рекомендую слепо копировать мои методы. К ним стоит обращаться лишь в том случае, если они соответствуют конкретным организационным потребностям или имеют шанс стать хорошей отправной точкой для создания ваших собственных методик. Как сортировать бумаги по папкам, вы, вероятно, знаете, так что на этом я останавливаться не буду. Вполне возможно, что вы уже пользуетесь одним из многочисленных представленных на рынке продуктов управления проектами. Если он отвечает вашим потребностям – замечательно. С другой стороны, довольно часто недостаток гибкости применяемых инструментальных средств принуждает руководителей адаптироваться к процессам, которые не слишком согласуются с их повседневной деятельностью. По моим наблюдениям, гибкость инструментов, которые применяются для систематизации информации, вносит существенный вклад в достижение успеха. Очевидно, что возможность создания собственного программного продукта предоставляет вам максимальную гибкость по части решения организационных вопросов. Вашей задачей в этом контексте должна стать корректировка своей организационной деятельности, направленная на точное соответствие конкретным функциональным обязанностям. От этого во многом зависит способность достижения качественных результатов, причем со временем, по мере изменения условий, организационные методы нужно регулярно пересматривать.

Не следует питать иллюзий – комплексный проект с многочисленными взаимозависимостями нельзя вести исключительно средствами простых программных продуктов вроде того, что я описал в предыдущем разделе. Решение о том, подходит ли тот или иной продукт для конкретного проекта, всецело зависит от вас. Более того, вы должны сами себя оценивать по части ведения всех организационных вопросов в своем отделе. Слово «администрирование» (administration) происходит от словосочетания «добавочное министерство» (added ministry); в некотором смысле, администрирование по отношению к основным задачам не является приоритетной областью вашей деятельности. Вопрос в том, сколько сил и энергии вы затрачиваете на улаживание организационных вопросов. Необходимо всегда иметь в виду, что в процесс вашей повседневной деятельности постоянно будут вмешиваться разного рода проблемы, которые придется решать дополнительно к выполнению ваших непосредственных функций. Повышая уровень своей личностной организации, вы фактически сокращаете сроки исполнения своих первоочередных заданий.

«Непосредственные функции» – выражение весьма двусмысленное. Администрирование – это полноценная область деятельности, и заниматься ею необходимо. В то же время программисты-менеджеры воспринимают административные функции в штыки. Здесь можно провести параллель с кодированием и комментированием. Код без комментариев трудно читать. Аналогичным образом руководство без администрирования становится неорганизованным и даже (иногда) неверным по своей сути. В этой книге я исхожу из того, что вы обязаны вести сотрудников своего отдела к намеченным целям. При этом ключевую роль как в чисто внешнем, так и в фактическом аспекте лидерства играет эффективная и стройная система администрирования.