Документы вводятся на основании приказов по группам сотрудников, по подразделениям, например, премия к юбилею. Ряд документов вводится для одного сотрудника, например, отпуск или больничный лист. Расчетчику необходимо сгруппировать все документы за период по конкретному сотруднику, быстро найти необходимый документ и, при необходимости, отредактировать его. Для этого предназначены специализированные журналы расчетов:
✓ "Журнал начислений заработной платы";
✓ "Журнал расчета налогов".Все расчеты по сотрудникам группируются именно в этих журналах, в них же пользователь может ввести или отредактировать любой документ.
Общие приемы работы с журналами расчетов
Для получения результата расчета зарплаты используются различные начисления или удержания, которые в программе называются видами расчетов. Журналы расчетов являются средством для хранения и расчета записей, введенных при проведении документов расчета. В журнале расчетов "Зарплата" хранятся архивные и текущие данные результатов расчета. На каждого сотрудника за конкретный период расчета содержатся несколько записей. Записи в журнале расчетов являются видами расчетов, которые вводятся только документами. Из журнала расчетов можно ввести любой документ, используя кнопку на панели журнала расчетов. Журнал расчетов "Зарплата" имеет месячную периодичность.
Для открытия журнала расчета необходимо в главном меню программы выбрать пункт Документы и из предложенного списка выбрать нужный журнал (рис. 4.1).
Каждая строка журнала отражает единичное событие расчета для того или иного объекта. Объектами расчета служат элементы справочника "Сотрудники". Форма журнала расчета зарплаты в общем случае содержит 7 реквизитов, соответствующих обязательным реквизитам журнала расчета (рис. 4.2):
✓ ФИО ;
✓ Вид расчета;
✓ Дни ;
✓ Часы ;
✓ Результат ;
✓ Начало ;
✓ Окончание .
Значки О состоянии расчета записи можно судить по значку (табл. 4.1).
Таблица 4.1. Кнопки состояния записи
"Плохие" записи могут появиться, например, в случае удаления записей из справочника объектов расчета, т. е. справочника "Сотрудники". При этом записи журнала расчетов, содержащие ссылку на удаленные записи справочника, становятся "плохими" и не участвуют в расчете, не рассматриваются в запросах и при первой же возможности удаляются системой.
Дополнительным цветом обозначаются следующие особенности записей журнала расчетов:
✓ белый цвет — обычные, редактируемые записи текущего периода;
✓ желтый цвет — т. н. "фиксированные" записи, результат расчета которых зафиксирован и не доступен для редактирования;
✓ голубой цвет — архивные записи, т. е. записи предыдущих периодов расчета.
Панель инструментов
Окно журнала расчетов содержит панель инструментов для быстрого доступа к наиболее часто используемым командам работы с журналом расчетов (рис. 4.3, табл. 4.2). Положение панели инструментов в окне (сверху, снизу, справа или слева) можно задать в настройке параметров интерфейса (пункт Параметры меню Сервис главного меню программы). Там же можно вообще запретить ее вывод на экран. По умолчанию панель инструментов располагается в верхней части окна журнала расчетов под строкой заголовка окна.
Таблица 4.2. Кнопки журналов расчетов
Начинающему пользователю рекомендуется контекстное меню Действия , в котором располагаются все кнопки панели инструментов с расшифровкой назначения (рис. 4.4).
Новый документ
Любой вид расчета может быть задан непосредственно в журнале расчетов или в специализированных журналах. Преимущество работы в журнале расчетов заключается в том, что пользователь видит результат ввода сразу и может сделать анализ ошибок.
Новый документ (или расчет) задается нажатием кнопки Новый документ на панели инструментов или выбором пункта Новый документ в меню Действия . Пользователю будет предложено диалоговое окно для выбора вида документа из списка (рис. 4.5).
Большая часть предопределенных видов расчетов предложена в списке отдельным документом. Ряд предопределенных видов расчетов, которые имеют разовый характер начисления или удержания, входят в список документов "Ввод расчета сотруднику" и "Ввод расчета списку сотрудников".
...
Если в списке видов документов нет нужного вида расчета, введите документ "Ввод расчета сотруднику" или "Ввод расчета списку сотрудников" и выберите необходимый вид расчета в списке данного документа.
Следует обратить особое внимание на то обстоятельство, что в журнале отображаются сразу после проведения только предопределенные виды расчетов. Пользовательские виды расчетов попадают в журнал расчетов только после проведения соответствующего документа "Начисление зарплаты". Для всех сотрудников, которым должен быть произведен расчет в текущем периоде, необходимо создать и провести документ "Начисление зарплаты". Проведенный пользовательский расчет может отсутствовать в журнале по двум причинам:
✓ для объекта расчета отсутствует документ "Начисление зарплаты";
✓ соответствующий документ "Начисление зарплаты" не был перепроведен после ввода расчета.
...
При попытке проведения документа расчета на предложение программы создать или перепровести документ следует нажать кнопку Да . Данная процедура может занять продолжительное время, в дальнейшем повторный расчет всех объектов также будет занимать время, но для начинающих пользователей это делать необходимо.
Редактирование документа
Следует обратить внимание на назначение двух на первый взгляд одинаковых кнопок: Введено документом и Открыть документ (рис. 4.2). Нажатие кнопки Открыть документ вызывает диалоговое окно первичного документа, которым был задан расчет. Документы, использующие виды расчетов, заданные пользователем, а также долговременные расчеты, вводятся в журнал с помощью базового документа "Начисление зарплаты". С помощью кнопки Введено документом пользователю предоставляется возможность открыть базовый документ.
Отбор в журнале расчетов
В журнале расчетов можно отбирать записи по какому-либо признаку, предварительно заданному при настройке системы. Стандартно в системе определен вид отбора — Основной Элемент . Элемент для отбора выбирается в реквизите Значение отбора из справочника "Сотрудники" (рис. 4.6).
После нажатия кнопки Установить отбор по значению диалоговое окно отбора закрывается, в журнале расчета зарплаты отображаются записи только выбранного сотрудника.