Если пользователь не уверен в том, что для нужного сотрудника есть записи в журнале, он может воспользоваться вариантом отбора из существующих в журнале записей. Для этого пользователю необходимо нажать кнопку Получить список . В списке Существующие значения отобразятся те сотрудники, для которых в журнале расчетов есть записи (рис. 4.7).
Для отбора в журнале необходимо дважды щелкнуть мышью на нужном сотруднике или установить на нем курсор и нажать кнопку Установить отбор . При большом количестве сотрудников целесообразно получать список порциями. Количество сотрудников в порции задается в реквизите Получать по .
Нажатием кнопки Отключить отбор в журнал возвращаются все записи. После нажатия кнопки История отбора (см. рис. 4.2) пользователю предлагается список ранее задаваемых отборов для выбора двойным щелчком нужного варианта (рис. 4.8).
После нажатия кнопки Быстрый отбор по значению (рис. 4.2) в журнале останутся записи только того сотрудника, на котором стоял указатель в момент нажатия.
Если кнопка Все объекты (рис. 4.2) нажата, в журнале отображаются все записи всех объектов, для которых были введены расчеты.
Поиск
При большом штате сотрудников и обилии документов в журнале поиск нужного документа бывает затруднительным. Самый простой способ — быстрый поиск. Для быстрого поиска необходимо установить указатель в графе журнала ФИО и набрать на клавиатуре первые символы фамилии искомого сотрудника. Поиск ведется вниз от текущего положения курсора в журнале.
В случае обнаружения первого введенного символа он отображается в рамке в нижней части графы, а курсор устанавливается в ту ячейку журнала, первые символы значения которой совпадают с введенными. Последний введенный символ можно удалить из строки поиска, нажав клавишу <Backspace>.
...
При невысокой производительности компьютера и большом количестве сотрудников задержки при поиске бывают больше, чем реакция программы на следующий введенный символ поисковой строки. О процессе поиска информирует строка состояния в нижней части окна программы. Характерным звуковым сигналом пользователь уведомляется о неудачной попытке поиска.
Формирование журнала расчетов
Журнал расчетов формируется автоматически при проведении документов, задающих соответствующие виды расчетов. Документы, использующие виды расчетов, заданные пользователем, а также долговременные расчеты, вводятся в журнал с помощью базового документа "Начисление зарплаты". После проведения или перепроведения документа соответствующие записи журнала становятся "нерассчитанными", и для них необходимо провести расчет.
Расчет записей журнала
Пользователю для расчета записей в журнале расчетов предоставляется три варианта:
✓ "Рассчитать документ";
✓ "Рассчитать объект";
✓ "Рассчитать запись". При выборе варианта "Рассчитать запись" будет рассчитана только одна текущая строка журнала расчетов. При выборе варианта "Рассчитать объект" будут рассчитаны все записи, относящиеся к текущему сотруднику. При выборе варианта "Рассчитать документ" будут рассчитаны все записи, введенные текущим документом. Нет необходимости рассчитывать весь документ, если рассчитать необходимо только одного сотрудника, т. к. расчет документа может занять продолжительное время. С другой стороны, нет смысла рассчитывать документ, например "Ежемесячная премия", пока не рассчитан документ "Начисление зарплаты". Самый удобный режим работы с расчетами включает следующую последовательность действий:
1. Ввести все приказы и начисления.
2. Ввести все удержания.
3. Ввести документ "Табель отработанного времени", если это необходимо для заданной формы оплаты труда.
4. Ввести документы "Больничный лист".
5. Ввести документ "Начисление зарплаты".
6. Рассчитать все документы в журнале расчетов.
7. Отредактировать отклонения в журнале расчетов.
Для расчета записей журнала расчетов необходимо выполнить следующие действия:
1. В меню Действия выбрать соответствующий пункт расчета документа, объекта или записи (рис. 4.10).
2. Нажатием правой кнопки мыши в контекстном меню выбрать соответствующий пункт расчета документа, объекта или записи (рис. 4.9).
3. На панели инструментов журнала расчетов нажать соответствующую кнопку расчета документа, объекта или записи.
Редактирование записей журнала расчетов
Для редактирования в журнале расчетов доступны только записи текущего периода. Для редактирования записи любого предыдущего периода необходимо сменить период расчета.
...
После смены периода на предыдущий записи всех последующих периодов становятся нерассчитанными. Для возврата в текущий период пользователю необходимо рассчитать все записи.
В журнале расчетов для редактирования доступны только ячейки Дни, Часы и Результат . Для исправления значения ячейки необходимо дважды щелкнуть мышью на соответствующей ячейке или на панели инструментов окна нажать кнопку Исправить результат расчета записи . Пользователю будет предложено для редактирования диалоговое окно Исправление результата (рис. 4.11).
Аналогичным образом редактируются ячейки Дни и Часы .
...
Следует иметь в виду, что изменение значений ячеек Дни и Часы эффективно только при заданной форме оплаты труда данного сотрудника "по тарифу". В противном случае после расчета данной записи программа восстановит предыдущее значение.
Интервал видимости записей журнала расчетов
В журнале расчетов пользователю для просмотра и редактирования доступны записи текущего периода. Чтобы просмотреть записи предыдущих периодов, необходимо выполнить одно из действий:
✓ в меню Действия выбрать пункт Задать глубину архива ;
✓ на панели инструментов журнала нажать кнопку Задать глубину архива .
Пользователю будет предложено диалоговое окно Глубина просмотра архива для задания интервала видимости записей в журнале расчетов (рис. 4.12).
Для редактирования записи предыдущих периодов недоступны. Для редактирования записей предыдущих периодов необходимо выполнить одно из действий:
✓ в меню Действия выбрать пункт Сменить период расчета ;
✓ на панели инструментов журнала нажать кнопку Сменить текущий расчетный период .
Пользователю будет предложено диалоговое окно Текущий период для задания периода расчета записей в журнале (рис. 4.13).